Home » KTI » Membangun Layanan Diklat yang Profesional Melalui Training Officer Course (TOC)

Membangun Layanan Diklat yang Profesional Melalui Training Officer Course (TOC)

Dalam konteks zaman yang terus berubah kehadiran lembaga-lembaga pendidikan, termasuk lembaga diklat, sangat dibutuhkan dalam rangka transfer ilmu pengetahuan dan keterampilan, demi meningkatkan kemampuan berkompetisi dan meraih hal-hal terbaik.

A. Dasar Pemikiran

Seiring tuntutan zaman yang semakin kompleks dan rumit, maka kebutuhan akan peningkatan kemampuan sumberdaya manusia semakin dirasakan penting dan mejadi sesuatu yang tidak bisa ditawar. Hal ini tidak hanya dirasakan oleh pribadi-pribadi dalam masyarakat, tetapi juga oleh lembaga-lembaga baik pemerintahan maupun non pemerintahan. Ditambah lagi dengan tingkat persaingan untuk memperoleh kebutuhan, baik persaingan dalam skala lokal maupun persaingan di tingkat global.

Dalam konteks zaman yang terus berubah itulah kehadiran lembaga-lembaga pendidikan (termasuk lembaga pelatihan) sangat dibutuhkan dalam rangka transfer ilmu pengetahuan dan keterampilan, demi meningkatkan kemampuan berkompetisi dan meraih hal-hal terbaik. Dan seperti kita ketahui bahwa tingat pendidikan hanya sampai pada strata 3 (S3) dan itu membutuhkan waktu yang cukup lama. Sementara kebutuhan akan sebuah pengetahuan kadang bersifat sangat mendesak dan segera sehingga sangat tepat kemudian munculnya lembaga-lembaga kursus yang menawarkan short course yang hanya berlangsung dalam beberapa bulan atau beberapa minggu sudah bisa kompeten dalam suatu bidang. Bahkan yang lebih singkat dari itu adalah training atau pelatihan yang umumnya berlangsung dalam hitungan minggu atau bahkan kurang. Training lalu menjadi pilihan pavorit untuk mengembangkan SDM mengingat waktunya yang singkat dan biayanya cenderung lebih ringan, sehingga bisa dilaksanakan untuk meningkatkan SDM dalam jumlah banyak dalam waktu yang singkat.

Lembaga training dewasa ini tidak hanya dimiliki oleh pemerintah berupa balai diklat atau pusat pelatihan, tetapi juga sektor swasta, perguruan tinggi, organisasi sosial politik maupun non politik. Bahkan banyak lembaga training yang bersifat nirlaba. Mengingat training atau pelatihan tak bisa dipisahkan dengan lembaga diklat, maka sebuah lembaga training haruslah memiliki segala prasyarat untuk bisa melaksanakan kegiatan training dengan baik dan mampu mencapai target. Khusus untuk lembaga diklat milik pemerintah, keberadaannya ditujukan untuk peningkatan kompetensi SDM dalam penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan bangsa dan dalam hubungan antar bangsa yang mengacu kepada Good Governance.

Keberhasilan pelaksanaan kegiatan pelatihan sangat ditentukan oleh ketersediaan berbagai komponen yang saling terkait satu sama lain. Komponen tersebut secara garis besar terdiri atas sumber daya manusia (SDM) dan sumber daya lain yang mendukung pelaksanaan diklat. Komponen sumber daya manusia dalam sebuah training atau diklat terdiri atas pengelola diklat atau segenap jajaran struktur organisasi lembaga diklat, penyelenggara diklat atau segenap personil kepanitiaan sebuah kegiatan diklat, pelatih atau fasilitator diklat yakni para widyaiswara dan instruktur, dan peserta diklat.

Hanya orang profesional yang bisa memberikan pelayanan profesional. Tidak berlebihan pernyataan itu dan demikianlah faktanya, termasuk dalam penyelenggaraan pelatihan sebagai sebuah layanan untuk pengguna lembaga diklat. Untuk mencapai tingkat professional dalam pelaksanaan diklat maka peningkatan kompetensi melalui diklat bagi pelaksana diklat menjadi sebuah keniscayaan. Diklat bagi pelaksana diklat kemudian dikenal dengan beberapa singkatan. ToT atau Training of Trainer merupakan diklat untuk para pelatih. ToT umunya berisi materi substansi yang akan dilatihkan pada latihan tertentu. Artinya setiap pelatih bisa melewati banyak ToT. selain ToT dikenal MoT yaitu diklat untuk para manager pelatihan yang terdiri dari pejabat dalam struktur organisasi diklat. Dan ada Training Officer Course atau TOC merupakan training untuk melatih para penyelenggara diklat atau seluruh staf lembaga diklat. Peserta TOC tidak terbatas pada staf diklat yang bukan merupakan pejabat struktur dan bukan pula trainer, tetapi manager dan trainer diklat juga bisa menjadi peserta TOC.

 

B. Peran Training Officer Course (TOC) bagi Penyelenggara Diklat

Mengapa TOC kemudian dianggap sangat berperan penting bagi profesionalitas pelayanan diklat ? jawabannya adalah agar para SDM diklat :

  1. Memahami konsep dasar sistem diklat
  2. Memahami pendekatan orang dewasa (andragogi)
  3. Memahami dan menerapkan etika kerja pelaksana diklat
  4. Mampu membuat perencanaan pelaksanaan diklat yang baik
  5. Mampu melakukan koordinasi penyelengaraan diklat
  6. Mampu melakukan komunikasi yang efektif dalam penyelenggaraan diklat
  7. Terbangunnya kebersamaan tim diklat (team building)
  8. Memahami administrasi penyelengaraan diklat
  9. Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan diklat
  10. Mampu memberikan pelayanan prima dalam penyelenggaraan diklat dari waktu ke waktu
  11. Mampu membuat laporan diklat sebagai bahan evaluasi dan perbaikan

1. Memahami konsep dasar sistem diklat

Melalui kegiatan Training Officer Course (TOC), penyelenggara diklat dilatih memahami konsep dasar system diklat. Memahami konsep dasar tersebut akan meningkatkan kompetensi penyelenggara diklat untuk mampu memahami pengertian, tujuan dan alasan orang mengikuti diklat. Dengan pemahaman itu maka penyelenggara diklat megetahui proses-proses dalam sistem diklat dan peranan penyelenggara diklat agar penyelenggaraan diklat dapat efektif.

Konsep dasar sistem diklat pada hakikatnya berangkat dari konsep dasar diklat itu sendiri. Menurut LAN (2003), ada empat kata kunci yang terkandung dalam pelatihan yaitu proses belajar (learning), kinerja/kompetensi kerja (performance), pegawai/karyawan (people), dan jabatan/pekerjaan (job). Belajar adalah proses sadar sesorang untuk mengubah perilaku atau kemampuannya baik knowledge, skill dan attitude-nya. Performance atau kinerja adalah perbuatan yang berdaya guna atau prestasi. Pegawai atau karyawan adalah orang-orang yang membutuhkan diklat untuk peningkatan kemampuannya agar hasil pekerjaannya meningkat. Job adalah sejumlah pekerjaan atau tugas spesifik yang memiliki tingkat kerumitan tertentu dan memiliki hubungan satu sama lain. Indikasi seorag pegawai dilatih senantiasa tidak lepas dari salah satu dari empat alas an yakni adanya pekerjaan baru sehingga butuh keterampilan baru pula, adanya kesenjangan pengetahuan pegawai, adanya kebijakan baru, atau untuk tujuan dipromosikan ke jabatan baru.

Ketika konsep dasar diklat tersebut kemudian dikumpulkan dalam sebuah sistem diklat maka akan menjadi seperangkat komponen atau unsur-unsur diklat yang saling berinteraksi (sistemik) untuk mengubah kompetensi kerja seseorang (pegawai/karyawan/dsb) menjadi lebih baik melalui proses belajar dalam diklat.

Input diklat berupa peserta, widyaiswara dengan kompetensinya, anggaran, waktu serta sarana dan prasarana diklat. Proses diklat meliputi proses belajar mengajar, evaluasi pra dan pasca diklat, penataan sarana dan prasarana diklat. Produknya bisa berupa materi diklat atau makalah, dan peguasaan kapasitas khusus. Outputnya adalah peserta (lulusan) diklat dengan kompetensi sesuai yang diaharapkan dan dikuatkan dengan sertifikat atau SIM dan sebagainya. Outcome atau dampaknya berupa peningkatan produktivitas lulusan/kontribusi yang diberikan kepada organisasi.

Mengetahui sistem diklat akan menjadi fokus acuan dalam setiap langkah penyelenggara diklat. Sehingga akan menjadi panduan tentang hal yang menjadi bagian dari eksistensi sebuah lembaga diklat. Contoh sederhananya seorang menyiapkan sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam diklat sebelum diklat itu dimulai. Lebih awal dari itu adalah kegiatan mengidentifikasi kebutuhan latihan. Di akhir pelatihan selalu ada evaluasi untuk mengukur capaian kegiatan pelatihan. Sehingga dengan pengetahuan tentang konsep dasar sistem diklat sebuah kegiatan pelatihan akan terlaksana dengan baik dan mencapai tujuan yang diinginkan.

2. Memahami pendekatan orang dewasa (andragogi)

Penyelenggara diklat harus memahami bahwa peserta diklat adalah orang dewasa, yang cara belajarnya sangat berbeda dengan anak-anak. Cara belajar orang dewasa adalah proses belajar yang dilakukan dengan sengaja dan dengan mengadakan perubahan kemajuan ke arah pengetahuan sikap dan nilai-nilai keterampilan yang telah mereka miliki atau dikenal dengan andragogi. Sehingga bisa dikatakan bahwa hasil belajar orang dewasa akan nampak pada perubahan perilaku.

Para penyelenggara diklat akan memperlkukan peserta diklat selaku orang dewasa yang memiliki konsep diri, memiliki berbagai pengalaman, yang keberadaanya dalam sebuah diklat karena kesiapan belajar sehingga diklat harus diarahkan pada orientasi waktu dan pemecahan masalah.

Pemahaman tentang cara belajar orang dewasa harus dipahami dengan baik oleh para pelatih diklat, sehingga akan menciptakan suasana belajar yang cocok dengan orang dewasa karena sebenarnya pelatih lebih merupakan fasilitator diklat. Suasana belajar orang dewasa didasarkan pada faktor fisiologis dan psikologis orang dewasa. Orang dewasa cenderung merupakan manusia aktif yang menginginkan suasana saling hormat menghormati, saling percaya, keterbukaan dan mengakui perbedaan. Orang dewasa juga lebih menyukai belajar yang didominasi oleh penerapan (praktek) daripada teori. Dengan demikian seorang pelatih selaku fasilitator akan bersikap lebih sebagai partner atau mitra dalam penyelesaian masalah, tidak menggurui, dan lebih banyak berempati, membuka diri dan memberikan keteladanan.

3. Memahami dan menerapkan etika kerja pelaksana diklat

Sudah selayaknya etika kerja yang baik diterapkan di mana pun dan oleh siapa pun. Penyelenggara diklat menerapkan etika kerja yang baik terhadap pengguna layanan diklat secara eksternal dan sesama staf diklat secara internal. Melalui TOC penyelenggara diklat memahami etika kerja pelaksana diklat dan menerapkannya dalam melayani widyaiswara, etika kerja dengan peserta diklat, etika kerja dengan para tamu diklat serta etika kerja pelaksana diklata dengan pengelola diklat.

Dengan memahami etika kerja pelaksana diklat maka setiap orang akan bekerja sesuai dengan perannya masing-masing dan berusaha memberikan yang terbaik dalam perannya itu. Dalam etika kerja diketahui apa kebutuhan masing-masing pihak yang dilayani, sehingga masing-masing pihak akan merasakan pemenuhan yang baik.

Memahami etika kerja akan meminimalkan sikap saling melempar tanggungjawab atau saling mengharap sehingga sebuah pekerjaan terbengkalai. Di sisi lain etika kerja akan menghindarkan dari menumpuknya beberapa perkerjaan kepada salah satu pelaksana (overload). Proses internalisasi pemahaman tentang etika kerja memang paling tepat dilakukan melalui pelatihan TOC, sebab jika disampaikan oleh atasan maka itu akan dianggap instruksi, dan jika disampaikan oleh rekan sesame karyawan maka itu bisa dengan mudah diabaikan. Tetapi melalui pelatihan benar-benar akan terjadi penyadaran dan pelaksana bisa saling koreksi satu sama lain.

Banyak sekali hal-hal yang menjadi bagian dari etika kerja pelaksana diklat, mulai dari hal yang remeh seperti urusan undangan, spanduk, kertas dan ATK, sampai kepada urusan menghubungi narasumber dan honor serta uang saku. Semua hal itu merupakan hal yang kompleks yang tidak bisa diseesaikan dengan baik jika setiap orang tidak memahami jobnya dengan jelas. Dan selain mengerti jobnya dengan jelas, aspek niat juga sangat berperan penting dalam melakukan proses pelayanan diklat.

4. Mampu membuat perencanaan pelaksanaan diklat yang baik

Perencanaan yang baik idealnya harus melibatkan secara menyeluruh semua karyawan dalam setiap tingkatan manajemen (konsep ‘bottom up planning’). Tetapi itu menjadi hal yang tidak mudah untuk dilaksanakan mengingat bahwa latar belakang pendidikan setiap pegawai tidak sama. Pada umumnya perencanaan terlaksana tetapi cenderung bersifat top down dari manajemen puncak ke tingkatan manajemen di bawahnya. Sehingga tidak terjadi pelibatan karyawan secara maksimal dalam penggalian ide-ide perencanaan.

Melalui diklat TOC maka penyelenggara diklat diajarkan tentang pentingnya mendasarkan setiap kegiatan diklat dengan perencanaan kegiatan. Efektifitas pencapaian tujuan dan sasaran diklat ditentukan oleh keterlibatan jajaran penyelenggara diklat dari mulai merencanakan sampai mengevaluasi. Kemampuan melakukan perencanaan diklat meliputi kemampuan menentukan tujuan perencanaan, manfaat dan tahapan perencanaan, pembagian tugas dan tanggungjawab masing-masing dan jadwal pelaksanaan diklat.

Perencanaan diklat bertingkat mulai dari top management, middle management sampai manajemen operasional. Setiap tingkatan melakukan perencanaan yang berbeda. Pada manajemen puncak dilakukan perencanaan strategis yang sifatnya jangka panjang yang biasanya lima tahun. Pada middle management perencanaan dibuat untuk kegiatan selama satu tahun ke depan. Sedangkan perencanaan pada tingkat manajemen operasioanal adalah perencanaan fungsional yang sifatnya operasional untuk satu program kegiatan tertentu.

5. Mampu melakukan koordinasi penyelengaraan diklat

Koordinasi merupakan faktor yang sangat dominan di dalam kehidupan suatu organisasi, oleh karena itu koordinasi harus secara terus menerus ditingkatkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi secara optimal. Demikian pula halnya dalam rangka penyelenggaraan diklat peranan koordinasi sangat dominan. Tujuan penyelenggaraan diklat akan tercapai berkat kerjasama dengan pihak-pihak yang terkait seperti peserta diklat, pelatih, serta instansi penyelenggara diklat.

Kekurangan yang terdapat dalam setiap pelaksanaan kegiatan diklat umumnya disebabkan oleh lemahnya koordinasi. Sebaliknya kekurangan yang kemungkinan terjadi dalam pelaksanaan kegiatan bisa diminimalkan dengan memaksimalkan koordinasi dengan segenap pihak yang akan terlibat. Masalahnya kemudian adalah kemampuan personil diklat untuk melakukan koordinasi, dan kemampuan mengidentifikasi pihak-pihak yang terlibat. Seringkali satu personil beranggaan bahwa tugasnya sendiri sebagai tugas yang paling penting dibandingkan dengan tugas-tugas lainnya. Satu hal yang juga sering kurang diperhatikan adalah faktor waktu, sehingga seringkali koordinasi ditunda untuk dilakukan sehingga hasilnya pun tidak maksimal. Keberhasilan koordinasi juga sangat dipengaruhi oleh keuntungan yang akan diperoleh oleh pihak-pihak yang berkoordinasi. Karena hal yang kerap muncul adalah ego sektoral pada masing-masing sektor yang melakukan koordinasi.

Koordinasi dalam lembaga diklat berlangsung dua arah yakni ke luar organisasi dan ke dalam internal organisasi. Keberhasilan koordinasi akan menjamin segala sesuatu terjadi pada waktu dan tempat yang sesuai dan dalam urutan yang benar. Keberhasilan koordinasi juga akan mencegah konflik dan kontradiksi, mencegah persaingan yang tidak sehat, mencegah pemborosan dana. Selain itu koordinasi juga memastikan kesatuan gerak organisasi yang semakin kompleks.

Mengingat pentingnya aspek koordinasi dalam kegiatan diklat, maka penyelenggara diklat benar-benar harus dibekali dengan kemampuan berkoordinasi melalui diklat TOC. Dengan pemahaman yang benar tentang koordinasi maka setiap karyawan akan mampu mengenali pihak-pihak yang akan dikoordinasi, media koordinasi apa yang paling tepat untuk digunakan, bagaimana teknik menghadapi hambatan-hambatan dalam koordinasi, dan ketepatan waktu dalam melakukan koordinasi. Dengan demikian hasil koordinasi bisa maksimal atau bisa diperbaiki dari waktu ke waktu karena pemahaman tentang koordinasi itu telah dimiliki.

6. Mampu melakukan komunikasi yang efektif dalam penyelenggaraan diklat

Peningkatan keterampilan berkomunikasi membutuhkan latihan. Kita tidak mungkin mampu meningatkan keterampilan berkomunikasi hanya dengan membaca buku-buku tentang komunikasi. Kita harus terjun langsung melakukan kegiatan komunikasi dan sekaligus mencoba mengevaluasi kegiatan komunikasi kita secara terus menerus dan melihat apakah ada peningkatan atau tidak (LAN, 2003).

Latihan TOC bagi penyelenggara diklat membuat para penyelenggara diklat memahami komunikasi yang efektif. Dimana komunikasi yang terjalin mengarah kepada persahabatan akrab, sehingga hubungan emosional antar pegawai semakin lama semakin baik dan pekerjaan semakin mudah untuk diselesaikan. Dengan demikian, pelatihan TOC yang didalamnya membahas tentang komunikasi yang efektif sangat tepat untuk diikuti oleh seluruh pegawai lembaga diklat. Keterampilan komunikasi pada karyawan diklat akan sangat menunjang kebutuhan lain yaitu koordinasi, dan membangun kerjasama team.

7. Terbangunnya kebersamaan tim diklat (team building)

Mencapai keberhasilan kerja sebuah lembaga sangat ditentukan oleh kerjasama atau kebersamaan dalam bekerja suatu lembaga. Kebersamaan akan membuat tim kompak dan saling menutupi kekurangan. Tetapi untuk mencapai hal tersebut mengharuskan anggota tim mampu melewati konflik of interest di dalam tim.

Membentuk sebuah tim akan sangat bermanfaat dalam pencapaian sasaran. Menurut Robert B Maddux dalam bukunya Team Building dalam LAN (2003), manfaat membangun tim yang efektif adalah : sasaran yang relaistis ditentukan, komitmen dalam tim untuk saling mendukung, memahami prioritas anggota tim dan saling membantu, komunikasi bersifat terbuka, pemecahan masalah lebih efektif, umpan balik kinerja lebih memadai, konflik diterima sebagai hal yang wajar. Manfaat membangun tim juga adalah tim dihargai atas hasil yang sangat baik, anggota tim termotivasi mengeluarkan ide-idenya, anggota tim membiasakan mendisiplinkan diri, serta anggota tim lebib berprestasi dalam bekerjasama.

Kebersamaan sebuah tim dalam lembaga akan tampak dari luar tim. Kualitas citra lembaga yang bisa ditangkap oleh orang diluar lembaga yang bersangkutan sangat ditentukan oleh kemampuan karyawan dalam lembaga membentuk tim dan membangun kebersamaan dalam tim. Tim yang berkualitas bagus dibangun di atas kekuatan individu-individu yang saling mendukung, yng diorganisasikan dengan baik dengan peran dan tanggungjawab anggota yang jelas yang beroperasi secara efektif dengan berfokus pada hasil yang ingin dicapai. Tim yang berkualitas senantiasa mampu menyelesaikan ketidaksepakatan, memiliki sinergitas dalam gerak, anggota tim senantiasa berkomunkiasi secara terbuka untuk mencapai keputusan yang objektif, dan anggota tim secara teratur bersama-sama melakukan evaluasi efektivitas tim.

Di dalam pelatihan TOC karyawan lembaga dilatih untuk mengenal adanya tim, pentingnya membentuk tim, dan fungsi kebersamaan dalam tim. Tim diklat yang berkualitas akan menunjukkan kinerja tinggi dalam melakukan pelayanan diklat. Pengguna yang beragam dengan kebutuhan yang berbeda-beda yang berubah dalam waktu relative singkat membutuhkan kekompakan tim, agar mampu memberikan pelayanan yang maksimal. Apalagi mengingat bahwa karyawan diklat juga beragam. Tahapan-tahapan membangun kebersamaan tim yang dinamis bukanlah proses yang mudah.

Melalui TOC, karyawan diklat akan dilatih membangun tim dan membangun kebersamaan tim yang dimulai dengan pengetahuan mengenai kebersamaan, tidak memandang pangkat, suku dan golongan, rasa saling percaya, saling menghargai dan dilandasi oleh keterbukaan. Melalui TOC juga dilatih tentang pengambilan keputusan win-win solution untuk mengatasi sebuah masalah terutama jika terjadi sebuah konflik agar konflik tersebut tidak berkepanjangan.

8. Memahami administrasi penyelengaraan diklat

Administrasi penyelenggaran diklat adalah proses yang dilakukan oleh sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan penyelenggaran diklat. Ada delapan garapan administrasi diklat yang merupakan kunci dalam penyelenggaraan diklat (LAN, 2003). Yang pertama dan utama adalah peserta diklat, atas alasan kebutuhan merekalah (TNA) maka diklat ada. Garapan kedua adalah wisyaiswara selaku pemegang kewenangan untuk mendidik, mengajar atau melatih PNS. Ketiga, kurikulum yang menjadi acuan proses pembelajaran (administrasi keempat) yang muaranya adalah tujuan diklat tersebut. Kelima, sarana dan prasarana diklat selaku penunjang proses pembelajaran yang tanpanya maka pembelajaran tidak bisa maksimal terjadi atau tidak berjalan. Keenam, ketatausahaan yang berisi tentang tulis menulis (clerical work). Ketujuh, organisasi diklat yang berisi pengorganisasian diklat baik dari struktur, jenjang dan sebagainya. Dan kedelapan , administrasi keuangan.

Luasnya bagian administrasi dalam lembaga diklat, maka kedelapan garapan di atas harus disusun secara sistematis dan logis, karena merupakan kunci keberhasilan dalam penyelenggaraan diklat. Maka agar lembaga diklat berhasil, administrasinya harus direncanakan dengan baik, diorganisasikan, dilaksanakan dan diawasi. Untuk melakukan hal itu tentu tidak mudah, oleh karenanya karyawan lembaga diklat harus dilatih terlebih dahulu tentang pentingnya memahami administrasi diklat melalui pelatihan TOC.

Keberhasilan dalam menata administrasi lembaga diklat bukan perkara yang mudah mengingat nyaknya variable yang harus diperhatikan, bahkan sampai pada pengaturan bentuk ruangan sekalipun. Tetapi melalui TOC, maka proses penyempurnaan akan terus menerus dilakukan karena para penyelenggara diklat telah menyadari seluruh aspek administrasi dan pentingnya penataan yang baik. Bahkan pada akhirnya akan muncul system administrasi yang semakin mudah, sehingga memudahkan penyelenggara dalam menatanya.

9. Mengetahui sarana dan prasarana yang dibutuhkan diklat

Para penyelenggara diklat tentunya tidak akan asing dengan alat-alat yang berhubungan dengan pelaksanaan pelatihan. Tetapi sejauh mana manfaat sarana dan prasarana tersebut belum tentu mereka tahu sebelum disampaikan misalanya melalui TOC. Selain manfaat, jenis pilihan alat dan kualitas alat juga kemungkinan tidak diketahui oleh karyawan diklat sebelum disampaikan melalui TOC.

Melalui pengetahuan tentang sarana dan prasarana diklat maka penyelenggara diklat akan mengoptimalkan manfaat dari sarana dan prasarana tersebut, termasuk penataan sarana dan prasarana tersebut. Prasarana yang ditata dengan baik akan menciptkan suasana kelas yang kondusif, sehingga memperlancar proses berlatih, juga menciptakan proses pembelajaran yang fun dan interaktif.

Melalui TOC pula penyelenggara diklat akan mengetahui bahwa sarana diklat punya efektivitas fungsi yang berbeda. misalnya media grafis, media visual, media audio-visual, multi media, benda nyata atau alat simulasi. Dengan pengetahuan itu penyelenggara akan memilih alat mana yang paling tepat digunakan pada pelatihan tertentu atau pada saat tertentu dalam proses pelatihan.

Berkat penataan sarana dan prasarana diklat juga para widyaiswara sangat terbantu melakukan proses berlatih. Widyaiswara akan mampu memilih metode belajar yang akan digunakan terkait dengan ketersediaan media. Atau sebaliknya widyaiswara leluasa menentukan metode berlatih karena ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang berbagai metode pengajaran yang akan dilakukan. Misalnya seorang widyaiwara tidak sebatas melakukan metode ceramah karena tersedia media audio visual sehingga dia bisa memilih memadukan ceramah dan penggunaan media tersebut.

10. Mampu memberikan pelayanan prima dalam penyelenggaraan diklat secara dinamis

Pelayanan prima atau pelayanan yang berfokus pada kepuasan pelanggan sifatnya dinamis seiring dinamisnya kehidupan social masyarakat. Dengan demikian, standar pelayanan pun ikut berubah seiring berubahnya tuntutan konsumen. Sehingga pemberi layanan harus senantiasa mengupdate informasi tentang layanan yang diberikan dan kebutuhan konsumen penggunanya. Apalagi jika layanan tersebut disediakan dapat diperoleh konsumen bukan dari satu sumber layanan semata, maka pelyanan menjadi factor terkuat untuk memenangkan persaingan meraih hati konsumen.

Sebelum semua itu para karyawan harus lebih dahulu memahami bagaimana pelayanan itu sendiri dan hal yang mendasari dilakukannya pelayanan. Ada beberapa kata kunci dari pelayanan prima di antaranya produk. Produk yang dimaksud adalah barang atau jasa. Terdapat dua kategori produk, yakni istimewa dan defisien. Istimewa jika pelanggan puas dan defisien jika pelanggan kecewa. Contoh produk istimewa dalam diklat adalah widyaiswara yang professional, materi diklat yang menarik, sarana pelatihan yang lengkap. Contoh produk diklat yang defisien atau mengecewakan seperti widyaiwara yang berpenampilan buruk, panitia yang kurang tanggap, alat yang tidak berfungsi dengan baik, jadwal yang tidak tepat dan sebagainya. Ironisnya, konsumen cenderung akan mengingat hal-hl yang buruk dibanding yang baik.

Produk layanan haruslah bermutu bagus atau berkualitas tinggi. Menurut LAN (2003), ciri produk layanan yang berkualitas di antaranya: tepat waktu, akurat atau bebas dari kesalahan-kesalahan, sopan dan ramah (3s: senyum, salam, sapa), kemudahan mendapatkan layanan, kenyamanan terkait ruang atau informasi, atribut pendukung seperti ruangan ber AC dan lain-lain.

Layanan pada lembaga diklat sebagai lembaga yang produknya dinikmati oleh eksternal organisasi memiliki dua jenis pelanggan yakni internal dan eksternal. Secara internal penyelenggara diklat memberikan pelayanan prima terhadap sesama karyawan diklat misalnya antara tenaga pelatih dengan administrasi keuangan sehingga pihak yang dilayani di antara keduanya disebut pelanggan internal. Sedangkan pelanggan eksternl adalah pengguna jasa diklat yakni peserta diklat atau instansi yang menggunakan jasa lembaga diklat dan sebagainya.

Training Officer Course memberikan pondasi dasar kepada karyawan diklat tentang pentingnya memberikan pelayanan prima kepada pelanggan baik secara internal maupun internal dengan prinsip-prinsip pelayanan prima. Di antara prinsip pelayanan tersebut adalah :

– Mengutamakan pelanggan

– System pelayanan yang efektif

– Melayani dengan hati nurani

– Perbaikan pelayanan berkelanjutan

– Memberdayakan pelanggan.

Para penyelenggara diklat juga dilatih bagaimana teknik dan sikap dalam melayani pelanggan dengan memiliki pribadi prima. Pribadi prima senantiasa tampil prima, sopan dan penuh hormat, yakin, rapih, ceria, senang memaafkan, senang bergaul, senang belajar dari orang lain, senang pada yang wajar dan senang menyenangkan orang lain.

11. Mampu membuat laporan diklat sebagai bahan informasi, evaluasi dan referensi.

Laporan merupakan hal yang familiar di kalangan penyelenggara diklat. Tetapi seringkali dipahami hanya sebatas bukti dokumentasi sehingga kurang lengkap atau tidak tepat waktu bahkan kadang diabaikan. Dalam Training Officer Course (TOC) penyelenggara diklat kemudian diberitahu bahwa fungsi laporan bukan sebatas dokumentasi tetapi juga sebagai bahan pertanggungjawaban, laporan juga berfungsi pengawasan atasan ke bawahan atau instansi atas kepada instansi di bawahanya. Laporan juga berfungsi komunikasi yang memberikan informasi dan sebagai referensi. Laporan juga berfungsi sebagai bahan evaluasi yang menjadi umpan balik dalam penyelenggaraan diklat di masa yang akan datang.

Laporan sebagai komunikasi yang efektif paling tidak harus memenuhi enam persyaratan (Lamuddin Finoza dalam LAN, 2003). Enam syarat tersebut yakni lengkap, jelas, benar, sistematis, objektif dan tepat waktu. Agar laporan jelas maka bahasa yang digunakan harus mudah dipahami, kalimat-kalimatnya sederhana, dan bila menggunakan singkatan maka harus ada penjelasan rinci tentang singkatan itu.

 

C. Kesimpulan

Lembaga diklat sebagai satu kesatuan institusi yang terdiri dari berbagai komponen yang harus bersinergi untuk memberikan layanan diklat bagi pelanggannya. Agar mampu professional dalam memberikan pelayanan yang prima maka segenap personil diklat harus membangun pondasi knowledge dan skill tentang segala aspek yang menjadi bagian sebuah institusi diklat agar mampu berattitude sebagaimana seharusnya penyelenggara diklat. Melalui pelatihan TOC (Training Officer Course) segenap karyawan akan mengetahui segenap fungsi dan peran masing-masing dan bersinergi untuk bekerjasama mencapai tujuan institusi sebagai tujuan bersama. Melalui TOC mereka juga dibekali tentang segenap pengetahuan dan keterampilan yang dibutuhkan untuk menjadi penyelenggara diklat yang professional. TOC merupakan sebuah keharusan bagi mereka.

Ditulis Oleh : Agussalim, S.Pi (Widyaiswara Pertama BPPP Ambon)

 

Referensi :

LAN, 2003. Modul Pelatihan Training Officer Course. Lembaga Administrasi Negara, Jakarta

Baca Juga

MEMBANGUN KETANGGUHAN MASYARAKAT MENGHADAPI DAMPAK PERUBAHAN IKLIM DI MALUKU

Oleh : Agussalim (Trainer dan Penggerak Konservasi Kawasan Timur Indonesia) I. Mengenal Maluku Dan Prediksi …

2 comments

  1. diklatteknisperadilan@gmail.com'

    Artikel menarik dan lengkap….salam dari kami

  2. agus_synergy@ymail.com'

    penting dibaca oleh para penyelenggara diklat…

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *